Polityka prywatności

1. Administrator

PHU Artcom ŁUKASZ ZIEMIAŃSKI, właściciel inż. Łukasz Ziemiański, ul. Kolejowa 9A, 59-921 Sieniawka, Polska. Kontakt: artcom04@o2.pl, +48 508 578 424.

W odniesieniu do danych kupujących, odbiorców i kontaktów wprowadzanych lub importowanych przez sprzedawcę administratorem jest co do zasady ten sprzedawca. PHU Artcom przetwarza takie dane jako podmiot przetwarzający na podstawie umowy powierzenia.

2. Hosting i logi serwera

Aplikacja działa na infrastrukturze Hetzner Online GmbH. Logi bezpieczeństwa i błędów mogą zawierać adres IP, datę i czas, żądany adres, status HTTP, ilość danych, odsyłacz i identyfikator przeglądarki.

Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Prawnie uzasadnionym interesem jest bezpieczne, stabilne i odporne na nadużycia działanie. Logi są przechowywane tylko tak długo, jak wymaga tego obsługa i analiza bezpieczeństwa, zwykle nie dłużej niż 30 dni, chyba że incydent lub obowiązek prawny wymaga dłuższego okresu.

3. Konto, logowanie i bezpieczeństwo

Przy rejestracji i logowaniu przetwarzamy nazwę użytkownika, firmowy e-mail, skrót hasła, stan weryfikacji, czasy logowania, adres IP i zapisy bezpieczeństwa. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO w zakresie zapobiegania nadużyciom.

Logowanie Google jest dobrowolne i uruchamia się dopiero po kliknięciu. Google przetwarza dane uwierzytelnienia na własnych zasadach. VersandFaktur otrzymuje przede wszystkim zweryfikowany e-mail, identyfikator konta Google i ewentualnie nazwę wyświetlaną.

4. Dane firmy i VAT

Do weryfikacji B2B przetwarzamy nazwę i adres firmy, dane kontaktowe i rejestrowe oraz VAT UE. Numer jest sprawdzany przez VIES, a dla polskich podmiotów również w oficjalnych rejestrach administracji skarbowej. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b, c i f RODO.

Aby zapobiec wielokrotnemu korzystaniu z bezpłatnego okresu, znormalizowany VAT UE pozostaje przypisany do pierwszego zweryfikowanego konta firmowego. Prawnie uzasadnionym interesem jest przeciwdziałanie nadużyciom.

5. Dane eBay, DHL i przesyłek

Po świadomym połączeniu konta VersandFaktur przetwarza token eBay, identyfikator sprzedawcy oraz dane zamówień, kupujących, produktów i transakcji. Dla DHL przetwarzane są dane dostępowe klienta biznesowego, nadawcy i odbiorcy, etykiety, numery przesyłek i zdarzenia trackingowe.

Przekazanie do eBay i DHL odbywa się na polecenie sprzedawcy w celu wykonania umowy zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b RODO lub w ramach powierzenia z art. 28 RODO.

6. Faktury i wysyłka e-mail

VersandFaktur przetwarza dane faktur, kupujących, płatności i dostaw oraz tworzy PDF/ZUGFeRD. Faktura może zostać przesłana jako załącznik albo przez losowy, ograniczony czasowo link. Do transakcyjnej wysyłki e-mail używamy Mailgun Technologies, Inc. lub Sinch Email w regionie UE.

Przetwarzane mogą być adresy nadawcy i odbiorcy, temat, treść, załączniki albo bezpieczny link oraz dane doręczenia, otwarcia, błędów i ochrony przed nadużyciami. Przetwarzanie służy wykonaniu umowy, a w przypadku danych kupującego odbywa się na udokumentowane polecenie sprzedawcy.

Zapisywany jest jedynie skrót tokena pobierania. Link może zostać unieważniony i wygasa. Zdarzenia wysyłki i pobrania są rejestrowane dla celów dowodowych i przeciwdziałania nadużyciom.

7. Płatności PayPal

Przy zakupie okresu dostępu użytkownik na własne żądanie przechodzi do PayPal. Przetwarzamy identyfikatory zamówienia, płatności, capture i statusu, kwotę, walutę i taryfę. PayPal jest niezależnym administratorem danych płatniczych. Podstawą po naszej stronie jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a dla obowiązkowych dowodów także art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

8. QZ Tray i druk lokalny

QZ Tray działa lokalnie na komputerze sprzedawcy. VersandFaktur podpisuje żądania druku, a wybór drukarki i druk odbywają się lokalnie. Prywatny klucz podpisujący pozostaje na serwerze VersandFaktur.

9. Pliki cookies

Używamy wyłącznie technicznie niezbędnych cookies bezpiecznej sesji, wybranego języka i zapamiętania komunikatu cookies. Nie stosujemy cookies analitycznych, reklamowych ani profilujących. Szczegóły znajdują się w polityce cookies.

10. Odbiorcy i podmioty przetwarzające

Odbiorcami mogą być Hetzner Online GmbH (hosting), Mailgun/Sinch Email (transakcyjna wysyłka e-mail w regionie UE), jsDelivr i cdnjs/Cloudflare (biblioteki techniczne w zalogowanym interfejsie), a na polecenie użytkownika eBay, DHL, Google, PayPal, VIES i polskie rejestry urzędowe.

Dostawcy będący podmiotami przetwarzającymi są angażowani na podstawie art. 28 RODO. Organy otrzymują dane tylko przy obowiązku prawnym.

11. Transfery poza EOG

Google, eBay i PayPal oraz spółki lub podwykonawcy grupy Sinch/Mailgun mogą przetwarzać dane poza EOG. Wybór regionu UE w Mailgun nie oznacza zatem, że każdy dostęp grupowy i wsparcia odbywa się wyłącznie w Europie. Transfery poza EOG odbywają się tylko z zastosowaniem właściwych zabezpieczeń, w szczególności decyzji stwierdzającej odpowiedni poziom ochrony albo standardowych klauzul umownych.

12. Okres przechowywania

Dane konta są przechowywane przez czas umowy. Dowody umów, akceptacji, faktur i płatności przez właściwe okresy podatkowe i handlowe. Operacyjne dane kupujących i przesyłek są usuwane lub anonimizowane na polecenie sprzedawcy, przy usunięciu konta lub po upływie niezbędnych okresów kopii i dowodów, o ile prawo nie wymaga zachowania.

13. Prawa osób

Na zasadach RODO przysługuje prawo dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia, przenoszenia i sprzeciwu. Zgodę można wycofać na przyszłość w dowolnym czasie. Wnioski można kierować na artcom04@o2.pl.

Można również wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych lub innego właściwego organu nadzorczego.

14. Bezpieczeństwo i zmiany

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne, m.in. TLS, kontrolę dostępu, oddzielne dane dostępowe, sprawdzanie właściciela zasobów, kopie zapasowe i logowanie bezpieczeństwa. Polityka będzie aktualizowana przy istotnej zmianie przetwarzania, dostawców lub prawa.