Umowa powierzenia przetwarzania danych

1. Przedmiot i czas

Przedmiotem jest przetwarzanie danych przy świadczeniu VersandFaktur. Umowa obowiązuje od elektronicznej akceptacji przez czas usługi i do zwrotu lub usunięcia danych powierzonych.

2. Charakter i cel

Przetwarzanie obejmuje import, zapis, organizację, wyświetlanie, zmianę, przekazanie i usuwanie zamówień eBay, adresów, przesyłek DHL i trackingu, faktur oraz wiadomości. Służy wyłącznie sterowanej przez klienta obsłudze sprzedaży, wysyłki i fakturowania.

3. Dane i osoby

Dane obejmują nazwiska, adresy, e-maile, telefony, identyfikatory eBay, dane zamówień i produktów, ceny i płatności, faktury i podatki, wysyłkę, tracking, komunikację i logi.

Osoby to kupujący, odbiorcy, odbiorcy faktur, kontakty oraz ewentualnie pracownicy lub współpracownicy klienta.

4. Polecenia i odpowiedzialność klienta

Klient jest administratorem i zapewnia legalność zbierania, przetwarzania i przekazywania. Użycie funkcji i ustawień VersandFaktur stanowi udokumentowane polecenie. Dodatkowe polecenia należy wysyłać tekstowo na artcom04@o2.pl.

Gdy polecenie wydaje się bezprawne, podmiot przetwarzający informuje klienta i może wstrzymać wykonanie do wyjaśnienia.

5. Obowiązki podmiotu przetwarzającego

Podmiot działa tylko na udokumentowane polecenie, zobowiązuje osoby uprawnione do poufności, zapewnia odpowiednie bezpieczeństwo, wspiera prawa osób, oceny skutków i zapytania organów oraz udostępnia informacje potrzebne do wykazania zgodności.

6. Środki techniczne i organizacyjne

Środki obejmują TLS, bezpieczne skróty haseł, oddzielne konta i kontrolę właściciela zasobów, dostęp oparty o role i sesję, CSRF, chronione dokumenty, wygasające linki, ograniczone logi, kopie, kontrolowane wydania, aktualizacje i odtwarzanie.

Środki mogą być rozwijane wraz z techniką, o ile poziom ochrony nie spada.

7. Dalsze powierzenie

Klient udziela ogólnej zgody na dalsze powierzenie. Obecnie obejmuje ono Hetzner Online GmbH dla hostingu oraz Mailgun Technologies, Inc. lub Sinch Email dla transakcyjnej wysyłki e-mail. W Mailgun wybrano region UE; przetwarzane mogą być adresy nadawcy i odbiorcy, treść, załączniki albo link oraz dane doręczenia i błędów. Dostawcy CDN mogą dostarczać statyczne biblioteki.

O istotnej zmianie klient jest informowany i może sprzeciwić się z ważnych powodów ochrony danych. Podwykonawcy są zobowiązywani do odpowiedniego poziomu ochrony.

Jeżeli Mailgun/Sinch lub zatwierdzeni podwykonawcy przetwarzają dane w państwach trzecich, stosuje się zabezpieczenia właściwej umowy powierzenia, w szczególności decyzje stwierdzające odpowiedni poziom ochrony lub standardowe klauzule umowne.

8. Wsparcie praw osób

Wnioski dotyczące danych powierzonych są przekazywane klientowi. VersandFaktur wspiera w rozsądnym zakresie przez dostępne wyszukiwanie, eksport, korektę i usuwanie lub pomoc techniczną.

9. Naruszenia ochrony

Naruszenie danych powierzonych jest zgłaszane klientowi bez zbędnej zwłoki po wykryciu, wraz z dostępnymi informacjami o charakterze, zakresie, skutkach i środkach. Klient odpowiada za wymagane zgłoszenia.

10. Zwrot i usunięcie

Po zakończeniu dane są usuwane lub udostępniane w istniejącym standardowym formacie zgodnie z poleceniem, o ile prawo nie wymaga zachowania. Kopie są nadpisywane w zwykłym cyklu i do tego czasu chronione i nieużywane produkcyjnie.

11. Dowody i audyty

Klient może raz w roku i przy konkretnym powodzie żądać odpowiednich dowodów. Audyt na miejscu wymaga uzgodnienia, proporcjonalności i ochrony bezpieczeństwa, poufności innych klientów i pracy systemu. Nieproporcjonalny nakład może być odpłatny po uzgodnieniu.

12. Transfery i postanowienia końcowe

Transfery poza EOG odbywają się tylko zgodnie z art. 44 i nast. RODO. Umowa uzupełnia regulamin i ma pierwszeństwo w kwestiach powierzenia. Stosuje się prawo wybrane w regulaminie, o ile RODO nie stanowi inaczej.